Abrir um site de comércio eletrônico: o que você precisa saber?

As vendas online através de sistemas de TI ou plataformas de TI comumente chamadas de marketplaces ou e-commerce são hoje uma realidade com números de crescimento exponencial.

Sempre dissemos que é o futuro das vendas e das relações comerciais tanto em termos de B2B (Business to Business, ou seja, relações comerciais entre empresas) como em termos de B2C (Business to Consumer, ou seja, entre vendedor e consumidor final).

Sempre estivemos atentos às obrigações legais sobre o assunto, mas considerando o desenvolvimento ainda convulsivo e irritantemente confuso do mercado de mercado, o legislador continuamente estabelece estacas regulatórias que regulam esse tipo de atividade muitas vezes para regular, mas às vezes nem sempre de forma linear e correta maneira em nossa opinião. Mas a lei é a lei e não admite desconhecimento e por isso é preciso fazer da necessidade uma virtude e seguir as diretivas do legislador, seja ele nacional ou europeu ou neste caso concreto ambos.

É verdade que, embora nem sempre haja financiamento e incentivos para abrir um site de comércio eletrônico (não é totalmente verdade, peça-nos orientações sobre o assunto, sabemos como) as empresas italianas, permanecendo na Itália, continuam investindo quantias consideráveis para abra sua própria loja online. Infelizmente e não podemos deixar de o sublinhar, muitas vezes com grandes contratempos e insucessos económicos devido a uma crença generalizada de que o que é online funciona e não necessita de financiamento a nível de comunicação e marketing. Mas muitas vezes também porque os defeitos do empresário médio, mais frequentemente do artesão, são despejados no processo de digitalização da empresa e a mesma dinâmica repercute depois no sucesso ou insucesso do processo digital, mas isso é outra questão.

Porém, o que é certo é que o e-commerce não é um jogo, nem mesmo algo que se possa enfrentar com uma mão e muito menos que se possa agir de forma imprudente, não mais, hoje. Hoje existem regras, essas regras devem ser respeitadas e são complexas. 90% dos sites de comércio eletrônico que analisamos estão fora da norma e mais cedo ou mais tarde, mesmo agora na realidade, o legislador vai começar a chamar os vendedores online para fazer o pedido e vai ser doloroso (eles já são).

Abrimos uma loja de vendas online. O que nós temos que fazer?

Dado que a abertura de uma loja online tem a mesma dinâmica e necessidades de uma loja física, do ponto de vista fiscal, porque é esse o tema que queremos tratar aqui as coisas são um pouco diferentes (na verdade nem tanto). Existem dois procedimentos dependendo se pretende abrir um negócio de raiz vocacionado para a venda online ou se já possui um número de contribuinte e/ou uma empresa e pretende abrir um ramo de negócio vocacionado para a venda online dos seus produtos e/ou Serviços.

Abrir uma empresa do zero

Pois bem, aqui as coisas são bastante lineares e bem conhecidas por quem já teve a oportunidade de abrir um número de IVA. Portanto não vou me deter em todos os pontos porque é uma questão de competência do contador. Basta dizer que os pontos importantes são estes:

Abrindo um número de IVA
Relatório certificado de início de atividade (Scia), indicando o setor de venda do produto e o atestado de posse dos requisitos morais e profissionais, a ser depositado no One-stop shop para atividades de fabricação (Suap) do município fiscal a que pertence;
Inscrição no registo comercial;
Obrigações previdenciárias (INPS) a obrigações de natureza securitária (Inalar).
Inscrições no Albi etc ...
Solicitar aAgência de Receita a atribuição de código atecofin 47.91.10, que identifica o "Comércio ao pormenor de qualquer tipo de produtos efectuados via internet” e, no mesmo formulário, especificar o provedor de serviços de Internet (ISP) de referência, um endereço de e-mail, números de telefone e a URL dedicada às vendas online, classificadas como somente se a venda ocorrer em um site de propriedade ou classificado como hospedar se a venda ocorrer em mercados como Amazon ou eBay.
Caso o e-commerce também deva se dirigir a países além da fronteira da União Européia (e o contrário não faria sentido) é necessário se registrar no Sistema de troca de informações sobre IVA (Vies). No entanto, salientamos que o pedido de registo na base de dados Vies pode ser feito em simultâneo com o pedido de atribuição do NIF, indicando o detalhe do hipotético volume de negócios no mercado intracomunitário.

Nota para meus colegas e agências da web: é responsabilidade da agência web verificar se todas as práticas acima foram devidamente concluídas. O vendedor deverá disponibilizar à Webagency a documentação apresentada às autoridades competentes sob pena de a agência ser responsabilizada solidariamente por fraude e/ou sanções administrativas que venham a ser aplicadas em caso de não regularização da situação do vendedor perante perante as autoridades fiscais e as autoridades competentes. Basicamente, não basta uma simples declaração do vendedor à agência, mas a declaração deve ser detalhada e demonstrar que a agência fez de tudo para informar o vendedor sobre as obrigações legais. E sobre isso teríamos que abrir um capítulo à parte!

Abertura de uma filial

Aqui, o processo é substancialmente menos complexo, mas em qualquer caso, as etapas são as seguintes:

Notifique a Câmara de Comércio sobre a atividade adicional de varejo por correspondência e apresente o Scia.
Solicitar aAgência de Receita a atribuição de código atecofin 47.91.10, que identifica o "Comércio ao pormenor de qualquer tipo de produtos efectuados via internet” e, no mesmo formulário, especificar o provedor de serviços de Internet (ISP) de referência, um endereço de e-mail, números de telefone e a URL dedicada às vendas online, classificadas como somente se a venda ocorrer em um site de propriedade ou classificado como hospedar se a venda ocorrer em mercados como Amazon ou eBay.
Caso o e-commerce também deva se dirigir a países além da fronteira da União Européia (e o contrário não faria sentido) é necessário se registrar no Sistema de troca de informações sobre IVA (Vies). No entanto, salientamos que o pedido de registo na base de dados Vies pode ser feito em simultâneo com o pedido de atribuição do NIF, indicando o detalhe do hipotético volume de negócios no mercado intracomunitário.

OK. Até agora tudo bem. Mas então? A quais normas devemos nos referir? O que ainda precisa ser considerado? Depois que o site de comércio eletrônico está nos blocos iniciais, o que acontece?

Passo para lembrar! Registro de folha de pagamento!

É necessário manter um registo das contraprestações onde os recibos DIÁRIOS devem ser marcados

Obrigações de publicação.

Os dados da empresa devem ser publicados no site de comércio eletrônico, como:

razão social
Endereço físico da empresa e, se aplicável, sede social e sede operacional, se forem endereços diferentes
Número e data de inscrição no Registo Comercial
IVA
Endereço de email
telefone
PEC
No caso de sociedades anônimas, o capital social e quanto foi realizado
No caso de sociedades anônimas com acionista único ou SRL Unipersonale, o nome do acionista e seu número de IVA
Link para a Política de Privacidade
Link para a Política de Cookies
Link para os termos de uso do site de comércio eletrônico
Link para as condições de venda
Banner informativo sobre o uso de sistemas de rastreamento e Cookies em conformidade com o novo regulamento sobre o direito do usuário de excluir qualquer informação pessoal do site, se e quando solicitado.

A quais padrões um site de comércio eletrônico deve se referir?

E aqui as coisas se complicam. Existem várias normas a referenciar, tanto nacionais como europeias. As regras vão desde o Código Civil aos sistemas europeus e nacionais de regulação da gestão de dados sensíveis (RGPD), passando pelas normas fiscais e administrativas até aos códigos de conduta dos registos profissionais caso a atividade online exija inscrição em registos específicos e assim sucessivamente. O que precisa ser enfatizado é que a ignorância desses pontos não é apenas perigosa, mas coloca em risco todos os envolvidos no negócio de vendas online. Senso de responsabilidade, clareza, acerto e acima de tudo análise na fase de planejamento são pontos essenciais para o sucesso de um e-commerce. A lei não permite a ignorância e os transgressores hoje são severamente punidos.

Com isso não queremos dizer que você não deva "pular" e que o e-commerce é perigoso por si só, pelo contrário! Digamos apenas que se informar primeiro e aplicar o conhecimento adquirido é sempre saudável e correto tanto a curto, médio e longo prazo.

Aqui está todo o sistema regulatório que você precisa saber para estar em ordem em todos os aspectos.

Decreto Legislativo n.70 de 9 de abril de 2003
Ao implementar a diretiva europeia 2000/31/CE, o decreto legislativo quis enquadrar e ter em conta a possibilidade de iniciar um negócio de comércio eletrónico sem as necessárias autorizações acima mencionadas, mas considerando os requisitos profissionais necessários para atividades específicas porque é verdade que a venda à distância ou online pode ser profissional ou ocasional. Venda ocasional significa uma atividade comercial não realizada regularmente, mas ocasionalmente, que não requer a criação de um site de comércio eletrônico dedicado e que não requer a publicação de um catálogo.
Decreto Legislativo n.21 de 21 de fevereiro de 2014
O Decreto Legislativo nº 21, de 21 de fevereiro de 2014, ao transpor a Diretiva Europeia 2011/83/UE, introduziu importantes alterações no Código do Consumidor (Decreto Legislativo nº 206, de 6 de setembro de 2005). O Código do Consumidor é um texto bastante complexo para o setor de comércio eletrônico, também pelas contínuas modificações e acréscimos a que foi submetido nos últimos anos. As regras atualizadas conferem ao consumidor maior proteção no que diz respeito a:
a) O direito de retractação e o direito de retractação
O direito de rescisão pode ser exercido em prazo maior, variando de 10 a 14 dias a partir do recebimento da mercadoria. O direito de repensar, por outro lado, dá ao consumidor a possibilidade de devolver o bem mesmo que parcialmente deteriorado, sendo ele o único responsável pela diminuição do valor do bem em custódia.
b) Direitos do consumidor
O vendedor é responsável por qualquer falta de conformidade existente no momento da entrega do produto e deverá providenciar a restauração, sem ônus, da conformidade do produto por meio de reparo ou substituição; a redução adequada do preço; da rescisão contratual se a reparação, substituição ou descontos não forem praticáveis.
c) Vendas por telefone
As vendas efetuadas por telefone carecem de confirmação por parte do comprador em papel ou por e-mail e não apenas com o simples consentimento telefónico.
d) Transparência das despesas
O vendedor é obrigado a manter a máxima transparência em relação a todas as possíveis despesas que o consumidor possa incorrer no caso de devolução dos produtos. Além disso, o vendedor não pode impor custos mais elevados ao consumidor para pagamentos feitos com cartão de crédito ou cartão de débito. Este ponto destaca como o vendedor tem obrigações de informação obrigatória para com o consumidor, também sobre a entrega de mercadorias e sobre os custos de envio.
O Código do Consumidor também regula todas as práticas comerciais desleais, enganosas e agressivas.
Regulamento europeu sobre a proteção de dados pessoais
A partir de 25 de maio de 2018, será aplicado o Regulamento geral de proteção de dados (Gdpr), ou seja, a legislação que irá regular a legislação europeia sobre privacidade e proteção de dados pessoais. A nova regulamentação afetará todos os tipos de negócios, grandes e pequenos, e não afetará apenas o comércio eletrônico, mesmo que o setor facilite a venda globalmente. O GDPR impõe à empresa a obrigação de proteger os dados pessoais e garantir que os clientes exerçam seus direitos a esse respeito. Esteja ciente de que isso tem valor se você tiver um site ou um site de comércio eletrônico.
Regulamento europeu n.524/2013
O Regulamento Europeu n.524 de 2013 introduziu um sistema de resolução de litígios online, nacional e internacional, relativo a todos os contratos de venda celebrados entre vendedores profissionais e consumidores. O comércio eletrônico tem a obrigação de dar a máxima visibilidade a este procedimento, citando o regulamento, em suas condições de venda.

É claro que isso é apenas um conhecimento esquemático de todo um sistema regulatório complexo que está envolvido se decidirmos abrir um negócio de vendas online. Cada ponto aqui listado deveria ser explorado e diferentes profissionais, consultores tributários, contadores e advogados estariam envolvidos. O código que interpreta e regula sozinho o direito do consumidor já é matéria decididamente complexa, mas não pode e não deve ser ignorado, pelo contrário.

Por fim, é preciso destacar um aspecto importante, este ano que termina em bloqueio geográfico na União Europeia seguindo o regulamento europeu aprovado que proíbe esta prática dentro das fronteiras da UE. Basicamente, hoje é possível fazer compras online em sites de e-commerce de outros países da UE mantendo as proteções, condições e garantias existentes no próprio país, salvaguardando assim o local onde reside o comprador e não o vendedor.

Abrir um site de comércio eletrônico: o que você precisa saber?